Привет! На связи Александр из Olprime. Почти 10 лет мы занимаемся автоматизацией процессов работы производственных и торгующих компаний с контрагентами.

Пару лет назад к нам пришел крупный производитель строительных материалов. В базе клиента насчитывалось более 1000 контрагентов по всей России, и для их обслуживания требовалось 30 менеджеров по сопровождению. Весь процесс происходил с помощью обмена каталогов по почте через Excel-файлы, заказы так же собирались вручную, обмен документооборота происходил по почте. Все это создавало большую нагрузку и открытие новых направлений требовало еще больше менеджеров.

Задачи, с которыми пришел клиент

• Сократить время обработки заказа минимум в 2 раза;
• Автоматизировать обмен первичными документами;
• Повысить средний чек с клиента;
• Снизить роль менеджера в оформлении заказов.

Начало работ

Совместно с заказчиком мы описали 2 основных процесса:

• Новые контрагенты. От оставления заявки на поставки до занесения контрагента в базу постоянных клиентов
• Постоянные клиенты. От размещения заказа до отгрузки и обмена документами

Что мы реализовали, с помощью b2b-платформы

За счет интеграции платформы с 1С клиента, мы смогли реализовать следующий функционал:

• Каталог продукции с возможностью заказа и персональными ценами, в зависимости от персональной скидки контрагента;
• Отображение в личном кабинете всех действующих соглашений и условий;
• Возможность добавлять товары в избранные списки или повторять предыдущие заказы одной кнопкой;
• История всех заказов, включая те, которые были оформлены вне платформы;
• Контроль дебиторки и платежный календарь контрагента;
• Постоянный обмен остатков на складах;
• Интеграция с бухгалтерий, для автоматической подгрузки документов в личный кабинет контрагента, в том числе генерация акта сверки в реальном времени;
• Интеграция с отделом технического контроля для обработки рекламаций;
• Автоматическая система расчета ретро-бонусов.

После запуска платформы и оцифровки показателей, мы смогли получить следующие результаты:

• Время от подачи заявки до ее постановки в план отгрузки сократилось с 2-3 часов до 15 минут;
• Более 60% контрагентов полностью оформляют заказы через платформу, 20% используют смешанный формат;
• Заявки стали поступать вне рабочее время и так же сразу обрабатывались системой;
• За счет рекомендательной системы и актуальных остатков средний чек увеличился на 20%;
• Количество ошибок и отказов из-за неправильных остатков и цен снизилось на 50%;
• Сократилась нагрузка на бухгалтерию в 3 раза за счет прозрачного документооборота;
• Нагрузка на менеджеров снизилась на 70%;
• За счет высвободившегося времени, менеджеры смогли привлекать новых контрагентов, ежемесячно стало прибавляться до 50 новых контрагентов.

Благодаря автоматизации процессов работы с контрагентами, компания смогла обеспечить себе рост клиентской базы, расширение по дополнительным регионам без увеличения штата сотрудников.

Окупаемость проекта

Окупаемость платформы после ее запуска составила 4 месяца, при изначальном расчете в 6 месяцев. Это произошло за счет оптимизации затрат на персонал и роста выручки за счет увеличения новых контрагентов.