Проблемы, которые стоили компании миллионы и как автоматизация помогает их устранить

Расскажу, как мы помогли импортёру электро- и бензоинструмента навести порядок в продажах и логистике.

Компания работала через дилерскую сеть, и всё держалось на менеджерах. Мы провели аудит и выстроили процессы заново — уже на базе B2B-портала.

О клиенте

К нам пришёл импортёр электро- и бензоинструмента. Компания работает с зарубежными поставщиками и продаёт продукцию через широкую сеть дилеров в крупных городах России.

Как всё выглядело до нас

Когда мы только начали знакомиться с процессами, увидели довольно типичную картину. Все заказы шли через менеджеров. Чтобы купить партию товара, дилеру нужно было звонить или писать. Дальше, если удалось, начинался ручной обмен письмами, списками, файлами и счетами.

Ценообразование держалось исключительно на менеджерах: у кого-то скидка «на словах», у кого-то особые условия, и всё это нигде централизованно не фиксировалось. Лимиты по оплате и задолженностям тоже работали через раз.

В логистике были свои точки роста: могла уехать полупустая фура, а могла, наоборот, не влезть часть заказов, потому что никто не свёл данные доставок вовремя.

Менеджеры тратили большую часть времени не на развитие отношений с дилерами, а на то, чтобы выяснять, что нужно клиенту, проверять наличие, резервировать заказы, перепроверять счета, пересобирать отгрузки и согласовывать цены.

Что хотели сделать

Мы вместе с руководством компании сформулировали ключевые задачи:

• дать дилерам прозрачный и удобный инструмент для заказов;
• убрать хаос с ценами и задолженностями;
• снизить количество ошибок и потерь в логистике;
• освободить менеджеров от рутинных операций, чтобы они могли заниматься развитием продаж.

Как шла работа

Начали мы с аудита: несколько недель разбирали, как реально работает процесс — от первого обращения до доставки заказа. На этом этапе стало очевидно: слабое место не только в ручной работе менеджеров, но и в том, что дилеры лишены самостоятельного доступа к информации.

Всё упиралось в звонки и письма, а рабочий день ограничен, да и штат не резиновый.

Дальше мы спроектировали новую модель процессов, а потом заложили её в основу B2B-портала.

Что получилось

Вместо звонков и переписок у дилеров появился личный кабинет:

• каждый клиент видит свои персональные цены и условия;
• остатки на складе отображаются в реальном времени;
• все заказы, счета и закрывающие документы доступны в один-два клика;
• система помогает формировать отгрузки так, чтобы транспорт использовался максимально эффективно.

Бизнес-ценность

После запуска портала продажи перестали зависеть от человеческого фактора. Дилеры оформляют заказы сами, им не нужно ждать ответа менеджера. Это сразу ускорило работу и сделало её предсказуемой.

Менеджеры освободились от рутины и получили время на развитие ключевых клиентов.

Руководство компании впервые увидело полную картину: остатки, заказы, задолженности — всё отображается в реальном времени.

В логистике исчезли лишние расходы. Система помогает оптимально собирать заказы.

Результаты

• Время обработки заказа в среднем сократилось почти втрое.
• Ошибки при формировании отгрузок снизились более чем наполовину.
• Около 70% дилеров переведены на самообслуживание.
• Менеджеры стали уделять до 40% времени развитию продаж, а не рутинным согласованиям.

Итог

У нас новый кейс и опыт в копилку, а компания вышла на новый уровень работы с дилерами. Для клиентов это удобный и понятный сервис, который экономит им время. Для самой компании — рост оборота, снижение издержек и прозрачный контроль за всем процессом.